..........Medellín, 17 marzo de 2005

No. 21


EL DIRECTOR:
LA VARIABLE CRÍTICA DE ÉXITO EN LOS PROYECTOS

Un buen Director ha sido, es y será esencial en el éxito de cualquier proyecto. Un Director de Proyectos debe asumir que un proyecto es como su empresa, en la que él es el Gerente, y como tal, es el responsable de velar por la correcta ejecución de las labores, el uso racional de sus recursos y trabajar con un buen equipo para obtener las mayores utilidades en su negocio.

La Dirección de proyectos es tal vez el desarrollo gerencial más importante de los últimos 50 años.

Hoy en día el concepto de Gerencia de proyectos se aplica en diversas industrias y organizaciones como ingeniería, construcción, hospitales, contabilidad, publicidad, sistemas y tecnología e incluso puede aplicarse en los proyectos personales, como planear unas vacaciones.
Bajo estas circunstancias, cualquiera podría ser Director de Proyectos, sin embargo, no todos saben como hacerlo ni "nacen" con las habilidades para desempeñarse en este rol.

   

CARACTERÍSTICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

En la tabla 1 se presentan las características más importantes de un Director de Proyectos efectivo, según el estudio realizado por Zimmerer y Yasin (1998)1, en el que se entrevistó a un grupo de 76 Directores de proyectos con más de 10 años de experiencia en dirección de proyectos.

Puesto
Características de un Director de Proyectos efectivo
1
Liderazgo basado en el ejemplo
2
Visionario
3
Técnicamente competente
4
Decisivo
5
Buen comunicador
6
Buen motivador
7
Enfrenta a los jefes cuando es necesario
8
Apoya a los miembros del equipo
9
Estimula las nuevas ideas

Tabla 1. Características más importantes de un Director de Proyectos efectivo
(Más importante 1, menos importante 9)

     

Estudiosos de la gerencia de proyectos1,2 opinan que un Director de Proyectos “nace” con dos habilidades claves para su desempeño: liderazgo y visión.

Un líder generalmente nace con el carisma para dirigir, da instrucciones claras y se cerciora de que han sido comprendidas, no grita, es respetuoso, da ejemplo, cumple sus promesas y transmite seguridad a su equipo de trabajo. Aunque es aceptado naturalmente por el grupo como líder, es un colaborador más, un orientador, escucha a su gente, genera confianza y brinda apoyo; es el respaldo del equipo, el que estimula a las personas para que se desarrollen sus inquietudes, iniciativas y creatividad, fomenta la responsabilidad, el espíritu de equipo, el desarrollo personal, educa, instruye y guía a su equipo de trabajo para cumplir los objetivos de la mejor manera.

Una persona visionaria es la que se adelanta a su tiempo, planea en el presente visualizando el futuro, tiene la habilidad de predecir situaciones que puedan presentarse y decidir cómo manejarlas. Un buen Director de Proyectos delega responsabilidades a algunos de los miembros de su equipo, confiando en que cumplirán su asignación de la mejor manera.

Un Director debe ser ante todo ético y responsable, además de positivo, dinámico, proactivo, innovador, creativo, paciente, perseverante, seguro de sí mismo, confiable, comprometido con el proyecto, con sus directivos y su equipo de trabajo, comprensivo, abierto al cambio y recursivo, entre otros.

Un director de proyectos no necesariamente debe ser un experto en aspectos técnicos, debe tener conocimientos más generalistas que detallistas; sin embargo, debe contar con una experiencia suficiente en proyectos y poseer conocimientos sólidos y suficientes para solucionar problemas de carácter técnico que puedan presentarse, orientar adecuadamente su equipo de trabajo y verificar la correcta ejecución del proyecto.

Es de vital importancia que un Director de Proyectos tenga conocimiento de temas financieros, administrativos, legales, ambientales, de tecnología, comunicaciones, gestión humana, motivación y otros temas.

     

FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

Proyecto es la planeación, organización, ejecución y control de todas las actividades y recursos necesarios para el logro de un objetivo específico en un tiempo determinado. Para la exitosa ejecución de un proyecto, el Director, como buen administrador y gerente del mismo, realiza tres funciones principales: planeación, coordinación y control.

Planeación

Coordinación

Control

  • Establecer objetivos (claros, medibles y alcanzables) y prioridades: Qué se quiere lograr?
  • Determinar las actividades necesarias para alcanzar dichos objetivos: Cómo hacer para lograrlo?
  • Establecer el presupuesto de los recursos para ejecutar las actividades: Qué se va a necesitar? Quiénes van a participar? Cuánto costará? En cuanto tiempo se logrará?
  • Identificar suposiciones y riesgos
  • Gestionar efectivamente los recursos
  • Establecer una estructura organizacional eficaz
  • Seleccionar y asignar el personal adecuado para las actividades
  • Delegar autoridad y responsabilidades
  • Coordinar la ejecución
  • Descubrir problemas y solucionarlos
  • Gestión efectiva de la información y las comunicaciones
  • Establecer puntos de espera y control
  • Medir el progreso de la ejecución (Real vs presupuesto)
  • Verificar que el proyecto se esté ejecutando conforme con las especificaciones y presupuestos iniciales
  • Retroalimentación para tomar acciones correctivas
 
 
HERRAMIENTAS PARA DIRIGIR PROYECTOS

La dirección de proyectos requiere de una aplicación hábil de las herramientas de administración, diseñadas para ayudar al equipo a terminar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con la satisfacción del usuario.

En el estudio realizado por Zimmerer y Yasin (1998)1, se cuestionó acerca del uso y la contribución de ciertas herramientas al éxito del proyecto, los resultados se presentan en la tabla 2.

   
Herramienta

Qué tanto la usa el Director? (Media)

Qué tanto aporta al éxito del proyecto? (Media)

Cronograma
4.64
4.62
Presupuesto
4.64
4.61
Sistema de costos
4.3
4.34
Plan de ejecución
3.87
4.17
Registro de comunicaciones con el cliente
3.75
3.91
Organigrama
3.72
3.27
WBS (Work breakdown structure)
3.27
3.29
Reporte de ingresos
2.91
3.13
Tabla 2. Uso y contribución de las herramientas al éxito del proyecto.
(5. Siempre se usa, 1. Nunca se usa;
5. Crítica para el éxito, 1. No aporta al éxito)
 

Existen además herramientas como los Diagramas de Gant (Diagramas de barras), el PERT (Programme Evaluation and Review Technique) y CPM(Método de la ruta crítica), entre otras.

Diagrama de Gant

PERT

CPM

 

GERENCIA DE CONFLICTOS

El conflicto es una de las características más comunes de la gestión de proyectos. Opositores de la gerencia de proyectos argumentan que la razón por la que las empresas experimentan temor para implementar esta filosofía es la inhabilidad para manejar los conflictos que puedan resultar.

Usualmente el Director de Proyectos es conocido como "gerente de conflictos". Su habilidad para manejar conflictos requiere entender por qué estos ocurren. Las causas más comunes son:

  • Amplia experiencia y diversidad de los miembros del equipo
  • Bajo grado de autoridad del Director de Proyectos
  • Poco entendimiento de los objetivos por parte de los miembros del equipo
  • Poca discusión y comunicación con otros departamentos
  • Fallas en la planeación del proyecto
  • Falta de información inicial

Aunque un proyecto esté bien planeado, el Director de Proyectos debe estar listo para operar en un ambiente caracterizado por cambios súbitos y permanentes. En este ambiente dinámico puede generar cambios en el alcance del proyecto, en las prioridades y en el grupo de trabajo. Generalmente estos cambios también pueden ser causa de generación de conflictos.


CONCLUSIONES

Factores como la oportuna vinculación del Director desde la estructuración del proyecto, definición de objetivos y selección del equipo de trabajo son claves para su exitosa ejecución.

Entre las funciones del Director de Proyectos, el control es la más importante. Por esta razón, el Director debe establecer mecanismos para controlar su proyecto, de manera que, a medida que avanza, pueda verificar que se esté ejecutando conforme con lo planeado.

Los Directores de Proyectos deben disponer de suficiente autoridad en la toma de decisiones, pues son vitales para una correcta ejecución y la exitosa culminación del proyecto.

La gerencia de proyectos requiere una dirección ágil. Es preferible tomar una decisión y estar un 10% equivocado que esperar a tener toda la información necesaria, pues el retraso que esto genera ocasiona una mala gestión de los recursos y una prolongación del proyecto.

La dirección de proyectos se considera como un conjunto de técnicas basadas en la administración, que se usan para planear, coordinar y controlar actividades para alcanzar un satisfactorio resultado final, en un tiempo corto, dentro de un presupuesto y conforme a unas especificaciones.


LOS EXPERTOS RECOMIENDAN:
  • Dedique el tiempo y esfuerzo suficiente a la planeación de un proyecto.
  • Planee hacia el futuro.
  • Establezca factores críticos para el éxito del proyecto.
  • Asigne la gente adecuada para el trabajo adecuado.
  • Visualice las dimensiones de los trabajos: Sea realista en la asignación de responsabilidades y en la estimación de tiempo y costos.
  • Establezca el uso de controles como punto primordial: Sepa siempre a dónde va y cuándo debe estar allá.
  • Esté listo para replanear, el cambio es inevitable.
  • Establezca canales de comunicación simples y efectivos.
  • Realice reuniones periódicas con las entidades involucradas en el proyecto oficializando los comentarios por medio de actas.
  • Una gran lección puede ser aprendida en cada proyecto; lleve un registro de lecciones aprendidas en los proyectos para evitar que se cometan los mismos errores en futuras oportunidades.
BIBLIOGRAFÍA
  1. ZIMMERER, Thomas W. y YASIN, Mahmoud M. 1998. “A leadership profile of American Project Managers” (Página 8). IEEE Engineering Management Review.
  2. MULENBURG, Gerald M. 2000. “An evaluation of how NASA Project Managers manage complex projects”. 9th Internacional Conference on Management of Technology IAMOT 2000. Miami, Fl. USA.
  3. Alexander Hamilton institute. Inc. El Secreto Del Éxito En La Administración de Proyectos. Estados Unidos: 1987. 96p.
  4. PIEDRAHITA M, Santiago. Gerencia de Proyectos, una visión integrada. Medellín: Universidad Pontificia Bolivariana, 1997. 95p.
  5. WEISS, Joseph y WYSOCKI, Robert K. Dirección De Proyectos, Las Cinco Fases De Su Desarrollo. Estados Unidos: Addison – Wesley Publishing Company, 1992. 67p.
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