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Medellín, 21 de Noviembre de 2006 No. 41

PRESUPUESTOS DE INGENIERÍA

Autor: José Fabio Vélez M.

Ingeniero especialista INDISA S.A.

La mayoría de las compañías organizadas en Colombia (y en buena parte del mundo) ajustan su año fiscal (consolidación de resultados) de acuerdo al calendario oficial Enero-Diciembre. Por esta razón estas compañías empiezan a planificar el año siguiente, los últimos meses del año.

Por la oportunidad del tema, INDISA On line quiere compartir con sus lectores algunos "tips" básicos a tener en cuenta a la hora de elaborar sus presupuestos.

CONCEPTOS BÁSICOS

Un trabajo realizado por Thomas ZIMMERER y Mahmoud YASIN en 19981 con 200 Directores de Proyectos en Estados Unidos determinó que las 2 herramientas más usadas por ellos son el Cronograma y el Presupuesto . De ahí la importancia del tema.

Herramienta

Qué tanto la usa el Director? (Media)

Qué tanto aporta al éxito del proyecto? (Media)

Cronograma
4.64
4.62
Presupuesto
4.64
4.61
Sistema de costos
4.3
4.34
Plan de ejecución
3.87
4.17
Registro de comunicaciones con el cliente
3.75
3.91
Organigrama
3.72
3.27
WBS (Work breakdown structure)
3.27
3.29
Reporte de ingresos
2.91
3.13

Uso y contribución de las herramientas al éxito del proyecto.
(5. Siempre se usa, 1. Nunca se usa;
5. Crítica para el éxito, 1. No aporta al éxito)

DEFINICIONES
Administración

Planeación, organización, ejecución y control de todas las actividades y recursos necesarios para el logro de un objetivo específico en un tiempo determinado.

Presupuesto

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Objetivos del presupuesto
  • Ser una guía de acción

  • Permite comparar lo real con lo planificado

  • Evaluar la actuación de la compañía

  • Optimizar el empleo económico de los recursos

  • Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos

El periodo y su ciclo presupuestario

En el proceso de planificación se plantean los objetivos, finalidades y metas a alcanzar tanto a corto como a largo plazo. En la mayoría de casos estas expectativas estarán respaldadas por estrategias, planes de acción y asignación de recursos; sin embargo, se requiere precisar, en números, el avance y la consecución de esos objetivos. El presupuesto permite, a través de cifras, dar a conocer en un lenguaje seguro que resultados se van a obtener realmente si se cumple con lo planificado. En otras palabras, ciertos aspectos cualitativos o subjetivos de los logros a alcanzar se transforman en aspectos totalmente medibles y claros, de tal manera que primero se obtenga una visión económica numérica de ellos, y segundo, se determine la contribución requerida de cada uno de los miembros de la organización.

 

CLASES DE PRESUPUESTOS

La planeación financiera de la compañía es en si, un presupuesto, y podría desglosarse en tantos rubros como indica el PUC (Plan Único de Cuentas).

Es claro que se parte del pronóstico de Ingresos, que tiene su mayor complejidad en los pronósticos detallados de ventas, pero por el perfil de la mayoría de nuestros lectores, nos limitaremos a definir sólo algunos de los más usados por ellos.

Presupuesto de producción

El presupuesto de producción determina el número de unidades a producir para satisfacer las ventas planeadas, a través de niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener beneficios esperados.

Debe existir un equilibrio entre ventas, inventarios y producción para que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o servicios en condiciones óptimas de cantidades y costos.

El responsable de producción es el Director o Gerente de planta, quien debe conocer y manejar: 

  • Capacidad de la fábrica
  • Capacidad del personal
  • Disponibilidad de materiales
  • Limitaciones técnicas
  • Limitaciones de inversión
  • Costos de elementos productivos
  • Requerimientos de inversión para soportar la producción

Presupuesto de mantenimiento

Se debe partir de algunos supuestos. Parece bastante razonable tener como información de base el plan de mantenimiento del año en curso para aquellas actividades que se ejecutan bajo programa, como son las de mantenimiento preventivo planificado; debiendo asumir razonablemente otras actividades de carácter imprevisto, como son los trabajos de mantenimiento correctivo, instalación, recuperación de equipos, etc.

Vale decir que elaborar un presupuesto realista es una tarea nada fácil, que requiere de la participación en equipo de todos los involucrados para cuantificar los recursos económicos a necesitar en las actividades futuras. La cuantificación de tales recursos, significa hacer estimaciones o efectuar cálculos de materiales, repuestos, servicios, y sus respectivos costos, utilizando datos obtenidos de la experiencia personal o mejor aún información histórica consignada en los documentos de trabajo tales como: órdenes de trabajo, fichas técnicas, salidas de bodega, facturas de materiales y repuestos, etc.

Se debe tener en cuenta que cuando se realiza mantenimiento a maquinaria, sistemas o equipos, estos no estarán disponibles para la producción, afectando el presupuesto.

Presupuesto de proyectos industriales

Este es quizá el rubro más olvidado cuando se elaboran presupuestos. Es muy común creer que los proyectos industriales son aquellos de gran tamaño e inversión. Nada más equivocado. Es una buena práctica considerar las actividades no directamente relacionadas con la producción como proyectos industriales, sin importar la cuantía de la inversión.

Por ejemplo, la compra de una nueva máquina es considerada dentro del presupuesto como una inversión (y puede que hasta le incluyan el valor del montaje), pero la materia prima, servicios (agua, electricidad, aire, etc), paros de producción y mano de obra gastados en los ensayos y puesta en marcha casi nunca se consideran.

Otro ejemplo es el incluir dentro de los costos de producción la mano de obra adicional requerida para un incremento de producción (con sus costos laborales y parafiscales), pero en ocasiones es necesario construir una batería adicional de baños, que casi siempre se olvida en el presupuesto de inversiones.

Analizar situaciones similares a las ilustradas en los ejemplos anteriores, como proyectos industriales, ayuda a minimizar errores.

¿QUÉ SE PUEDE CONSIDERAR COMO UN PROYECTO INDUSTRIAL?

  • Nueva planta

  • Nuevas actividades

  • Nueva línea

  • Nuevos equipos (compra, diseño o fabricación)

  • Nuevo proceso

  • Desarrollo de productos

  • Logística interna de procesos

  • Traslados

  • Repotenciación

  • Modernización

  • Sistemas de calidad

  • Buenas Prácticas de Manufactura

  • Optimización de recursos (energía, tiempo, espacio)

  • Reformas para incrementos de capacidad

  • Nuevas redes de servicio

CONTENIDO DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO

  • Valor de Ingeniería Conceptual, Básica y de Detalle

  • Ejecución: Edificaciones, maquinaria, montaje, pruebas y puesta en marcha

  • Interventoría

  • Permisos y tramitología

  • Recursos de la compañía: materias primas, mano de obra, tiempo de máquina

  • Otros

ERRORES COMUNES EN LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

Elaborar presupuestos es una extraña combinación de arte y ciencia. Se requiere de mucha creatividad y conocimiento. La mayoría de las compañías son muy juiciosas realizando presupuestos de ingresos y gastos: partiendo de la base de la pirámide empresarial, va fluyendo la información hacia la alta gerencia, donde se consolida.

Uno de los errores más frecuentes es la no presupuestación de rubros no directamente relacionados con la producción, requiriendo después de adiciones costosas difíciles de justificar.

Otro error común es la aproximación, utilizando par ello la práctica de pedir cotizaciones a proveedores y amigos, con premisas inexactas. Aunque se suele corregir por extemporaneidad, la mayoría de las veces los valores presupuestados son inferiores a los reales. Además, y como normalmente se manejan cifras globales, suelen olvidarse rubros importantes.

Y finalmente, otro error frecuente es la falta de justificación real de las inversiones presupuestadas, por lo que al menor desfase de los ingresos, lo primero que se cae del presupuesto son esas inversiones indebidamente justificadas.

CONTROL PRESUPUESTAL

Uno de los 4 elementos fundamentales de la administración es el control. De nada sirve la preparación juiciosa y detallada de un presupuesto, si durante la ejecución no se realiza en control presupuestal.

El control es una comparación y análisis entre cifras presupuestadas y reales. Permite comunicar oportunamente al responsable las diferencias detectadas, cuando la cuantía de la desviación lo justifique. El seguimiento debe ser desde el inicio y permanente, si se pretende alcanzar los objetivos básicos.

Por ejemplo:

Una compañía presupuestó la adquisición de un horno, así:   En la ejecución, ocurrió lo siguiente:
Suministro horno 152 Millones   140 Millones
Refuerzos al piso  22 Millones    22 Millones
Dotación interior    8 Millones      8 Millones
Instalación eléctrica      12 Millones  
Total inversión 182 Millones   182 Millones

 

Aparentemente la ejecución presupuestal fue exitosa, pero en realidad, no sólo se olvidó de un rubro importantísimo, sino que se logró una mejor negociación del horno (...o se desmejoraron las especificaciones...)

Siguiendo con este mismo ejemplo, no es suficiente con analizar las cifras presupuestadas, sino que es importantísimo controlar que la inversión cumpla con las expectativas propuestas en la justificación; es decir, es importante controlar la eficacia de las inversiones.

 

CONCLUSIÓN

Cada día se exige más precisión en la ejecución presupuestal, y por ende en la realización de presupuestos. Esta actividad tiene mucho del área financiera pero es fundamental una actividad de ingeniería.

Además, solo se lograrán presupuestos con un 98% de certeza cuando estos se basen en una buena Ingeniería de Detalle.

 

FUENTES

  1. ZIMMERER, Thomas W. y YASIN, Mahmoud M. 1998. “A leadership profile of American Project Managers” (Página 8). IEEE Engineering Management Review.

  2. VELEZ M., JOSÉ FABIO. Ejecución de Proyectos de Ingeniería. Primer Borrador.


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INDISA S.A. felicita a Industrias Ceno en sus 50 años. Esta trayectoria demuestra el esfuerzo, la perseverancia y la fortaleza con la que hoy cuenta.

La Compañía Premac de la ciudad de Medellín diseñó, fabricó y exportará un horno incinerador de residuos hospitalarios con capacidad de 50 Kg/h a Malawi, África. Más información

Es motivo de alegría y orgullo que en el exterior crean en la Ingeniería colombiana, esto demuestra que tenemos calidad de exportación.

INDISA S.A. felicita a sus colegas de Premac.

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